最近、大手企業が在宅勤務の大幅な拡充を行ったことや検討していることが、メディアでよく報じられるようになりました。在宅勤務のような「場所にとらわれない働き方」は、今や珍しくなく、かくいう私も月に1回以上のペースで海外を旅しながら仕事をしています。

(チャットワーク公式ブログ「IT弁護士、チャットワークで海外ノマドワーク!」)

(flick! digital (フリック!デジタル)デジタル超整理術仕事効率アップ編 「セキュアなクラウドで、モノと場所に縛られない仕事環境を構築 デジタル&クラウドで実現する究極にミニマルで自由な働き方」)

 これまではフリーランスの特権であった「場所にとらわれない働き方」が、企業にも広まっていき、皆が自分の生活スタイルにあった働き方ができるようになるのは、いいことですね。皆さんの会社でも、在宅勤務を導入することを検討されているかもしれません。

 そこで今回は、「在宅勤務を導入する企業が押さえないといけない3つのポイント」と題して、在宅勤務を導入する上での法的な注意点を解説していきたいと思います。

従業員の同意

 在宅勤務と通常勤務の一番の違いは何でしょうか? それはもちろん、「働く場所」です。

 この「働く場所」というのは、労働条件の一つです。会社は、社員と労働契約を結ぶことで、労働をしてもらう代わりに、対価(給与)を支払うわけですが、労働契約では、どういう条件で社員に労働をしてもらうのか、という労働条件が合意されることになります。

 そして、働く場所(就業場所)は、労働条件の中でも重要な事項になります。労働基準法は、会社が社員を雇う際に、労働条件を明示しなくてはならない、と定めていますが、たとえば昇給や賞与に関しては、口頭での明示でも構わないとされている一方で、就業場所に関しては、書面での明示が必要とされています(それだけ重要な事項だからです)。当然、皆さんの会社でも、社員を雇う際に交付する労働条件通知書の中で、就業場所を記載していると思います。

 在宅勤務を導入するということは、この労働条件を変更することになります。初めから、就業場所に自宅が挙げられていたり、あるいは、就業規則に人事異動として在宅勤務を命じることのできる規定があれば話は別ですが、普通そうはなっていません。そのため、原則として、在宅勤務の対象となる社員に関しては、労働条件の変更に関する同意を得る必要があります。

 というわけで、「君は来月から在宅勤務だ。オフィスに来なくていい。」みたいなことは、原則として一方的にはできないのですね。

 それから、人事管理・業績評価の制度は、導入にあたって全体を見直したほうがよいでしょう。在宅勤務の場合、きちんと仕事をしているかどうか、会社が把握しにくいので、対象となる社員と通常の社員とで不公平感が出ないようにするためです。

 さらに、在宅勤務の対象となる社員を、通常の社員とは違う賃金制度にするなら、就業規則の変更が必要になります。就業規則には、通常の社員の賃金制度に関する規定しかないのが普通なので。

 他には、在宅勤務の際に使う通信費や機器等の費用を、会社が負担するのか、それとも社員が負担するのかも、問題になります。これを在宅勤務の対象となる社員に負担させるのであれば、やはり就業規則の変更が必要になります。

 どうでしょう。「なんだか結構面倒くさそうだな」と思われたのではないでしょうか。

 確かに在宅勤務は、導入しようと思ったらその日の内に導入できるほど簡単な話ではありません。ですが、就業規則の変更や人事管理・業績評価の制度は、顧問の社労士事務所と相談しながら進めれば、スムーズにできます。

 それに、対象となる社員から同意を得ることについても、そもそも社員本人が望んでいない中で無理やり在宅勤務をやらせても、お互い不幸なだけです。そんなに気負わず、社員の意見も聞きながら、ものは試しにやってみてもいいと思います。

ただ、次に解説する2番目と3番目のポイントをクリアしてからですよ。

労働時間の把握

 2番目のポイント、それは労働時間の把握です。

 そもそも、会社は社員の労働時間を把握する義務があります。これは、業務を遂行する上で所定の労働時間(通常は1日8時間の週5日)を超える仕事が行われた場合に残業代が発生するので、その前提として、会社が社員の労働時間を把握しておかないといけないからです。

 これが、普通に出社する社員であれば、タイムカードやパソコンの起動時間、何より上司の目から、労働時間の把握は簡単にできます。ですが、在宅勤務の社員の場合、何時から何時まで働いているのか、その間に仕事以外のことがされていないのか、といったことが分かりにくく、労働時間を把握するのが大変です。

 そこで、在宅勤務を採用する多くの会社は、対象となる社員に「事業場外みなし労働時間制」を適用しています。事業場外みなし労働時間制とは、会社の外(事業場外)で労働する社員に関して、実際の労働時間に関係なく(というか、そもそも労働時間を算定しにくい労働に関して)、就業規則などで定めた所定の労働時間、労働したものとみなす制度です。

(この制度を適用させるためには、一定の要件を満たす必要があります。詳しくは社労士の先生に相談してください)

 この制度を適用させれば、会社としては、労働時間の把握の義務からとりあえずは解放されます。ですが、話はそこで終わりません。

 というのは、在宅勤務の社員であっても、深夜労働や休日労働が行われた場合は、法律の原則どおり、深夜・休日労働に係る割増賃金が発生します。そして、在宅勤務だと、ついつい仕事と生活の線引ができずに、深夜労働や休日労働が行われがちです。

 そこで、深夜労働・休日労働は原則禁止、例外的に行う場合は事前に上司の許可が必要、のように就業規則を変更し、そして、実際そのように運用するなど、これまで以上に会社として労働時間の把握を(本当にその時間労働する必要があるのかも含めて)きちんと行う必要があります。

セキュリティ対策

 3番目のポイント、それはセキュリティ対策です。

 業務用のノートPCやスマホを貸与するのではなく、社員の私用端末を業務に利用してもらうのであれば、ウィルス感染や紛失、盗難等による情報流出のリスクがあります。そこで、会社所定のセキュリティソフトをインストールしてもらったり、セキュリティに関して常日頃から最新の研修を施した方がよいでしょう。

 また、会社の目が届かないことをいいことに、機密情報に不正にアクセスしたり、第三者に機密情報を提供したりするおそれもあります。その対策として、端末へのモニタリングを行う必要がありますが、これは従業員の個人情報やプライバシーの問題もあるので、自由にできるわけではなく、就業規則に明記しておく必要があります。

 というわけで、会社貸与端末だけでなく、会社の許可を得て業務利用される私用端末に対してもモニタリングができる旨、就業規則を改訂しましょう。

 なお、私用端末へのモニタリングは、従業員の個人情報やプライバシーの配慮のため、あくまでも業務に関係する通信履歴などの限定された範囲でのみ可能であることに注意してください。

 というわけで、在宅勤務を導入する企業が押さえないといけない3つのポイントを解説してきました。どうでしょう、思ったほどハードルの高い話ではなかったのではないでしょうか。

 労働人口が減る一方で、待機児童や介護の問題でフルタイム勤務が難しい人が増えている今、在宅勤務の導入は時代の流れです。ぜひ勇気を出して、在宅勤務を過度に恐れることなく、導入に一歩を踏み出していただければと思います!